Case

De transformatie van BVO Rijn en Braassem tot volwassen regieorganisatie

Sinds 2018 werken de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem samen aan informatie en automatisering (I&A) via de gezamenlijke Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (BVO). Deze BVO is opgericht om de dienstverlening, de inrichting van gemeentelijke werkprocessen en het applicatielandschap te standaardiseren. Om die doelen te behalen was een stabiele, veilige en compliant infrastructuur nodig én de omslag naar een regieorganisatie.

Ambities en uitdagingen

Verbetering van de dienstverlening richting gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem
Modernisering van de infrastructuur
Ontzorging in technisch beheer, security en regievoering
Vermindering focus op kenniswerving binnen de organisatie middels outsourcing

Oplossingen

Consultancy in het verandertraject naar een regieorganisatie
Een Secure by Design private cloud-omgeving, ingericht volgens de strenge en hoogwaardige security- en compliance-standaarden van Solvinity
Geleidelijke overname van de operationele regie over ketenpartijen door Solvinity
Werkplekbeheer, (W)LAN-netwerk en SOC/SIEM-dienstverlening door onderaannemer Axians

Resultaten

Een volwassen regieorganisatie

Uitstekende veiligheid en betrouwbaarheid van de infrastructuur

Een goede basis voor technologische innovatie, zoals verSaaSing en migratie naar public cloud

Beheersbare, stabiele en veilige gemeentelijke IT

De missie van de BVO is bedrieglijk simpel. “IT is geen kerntaak van de gemeente”, aldus Jos van Weers, Teammanager Beleid, Regie en Informatievoorziening bij de BVO. “Toch is IT essentieel voor de bedrijfsvoering. Daarom is de BVO in het leven geroepen, om één centraal contactpunt te bieden voor alle IT-zaken van beide gemeenten.”

Beheer van de IT werd aanvankelijk grotendeels vanuit eigen datacenters met eigen medewerkers gedaan. Dit slokte echter zoveel middelen op, dat de daadwerkelijke missie in gevaar kwam: de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem helpen hun doelstellingen te realiseren. Ook het opbouwen van genoeg technische vaardigheden binnen het team met de benodigde redundantie voor bedrijfscontinuïteit bleek een uitdaging. Daarom besloot de BVO het beheer van de IT-omgeving en werkplekken uit te besteden.

Van acteren naar regisseren

Opgave nummer 1: de gezamenlijke transformatie van de BVO tot een regieorganisatie. Outsourcing gaat niet vanzelf, maar vereist verandering in werkwijzen en bedrijfsprocessen. Zo kan het erg wennen zijn dat je als organisatie niet zelf meer ‘aan de knoppen’ zit, omdat je dat hebt toevertrouwd aan een leverancier.

Voordat Solvinity de operationele regievoering van andere leveranciers in de keten kon overnemen, gingen zij daarom eerst met de BVO een consultancy- en verandertraject in om de organisatie zelf klaar te stomen voor deze verandering. De focus lag de eerste jaren op het rechttrekken van SLA-afspraken met leveranciers, de opzet van een eigen governance-structuur en cultuurverandering. Ook gedegen documentatie was een prioriteit.

Dit resulteerde in een volwassen regieorganisatie met heldere afspraken tussen verschillende leveranciers. En een solide basis om te evolueren naar een partnerschap binnen een gedeeld ecosysteem waar toegevoegde waarde aan de BVO centraal staat.

“We hebben veel minder zorg over de uitvoering. Wat dat betreft is het heel fijn dat we een technisch sterk inhoudelijke partner hebben.”

Jos van weers

Teammanager Beleid, Regie en Informatievoorziening - BVO Rijn & Braassem

Veilig en betrouwbaar

Solvinity heeft de BVO ook versterkt op technisch gebied door de infrastructuur over te zetten naar de private cloud van Solvinity en verder te transformeren om de veiligheid te verbeteren. Zo is de segmentering volgens de NORA-methodiek beveiligd door iedere infrastructuurzone apart te beveiligen met firewalling, netwerkmonitoring en toegangscontrole. Back-ups worden buiten de klantomgeving gedaan en er zijn uitgebreide uitwijkmogelijkheden opgezet.

Verder zijn er efficiëntieslagen gemaakt in onder meer lifecycle management, patching en OS-beheer, waarbij Axians (W)LAN-netwerken beheert. “We hebben veel minder zorg over de uitvoering”, zegt Van Weers. “Wat dat betreft is het heel fijn dat we een technisch sterk inhoudelijke partner hebben.”

Tot slot ondersteunt onderaannemer Axians met SOC/SIEM-dienstverlening en werkplekbeheer. Solvinity en Axians hebben samen de betrouwbaarheid van de dienstverlening hoog gehouden, zelfs in tijden van verstoring zoals de coronacrisis. Van Weers: “Het lijkt inmiddels vanzelfsprekend, maar op een dag moesten we allemaal beginnen met thuiswerken. Daar heeft Solvinity erg goed bij ondersteund.”

De public cloud lonkt

Nu de eerste gunningsperiode begin 2023 is afgelopen, beschikt de BVO over een veilige en betrouwbare private cloud-omgeving en is de organisatie goed in staat de rol als regisseur te pakken. Maar het werk is nog lang niet gedaan. De samenwerking met Solvinity is met nog eens vier jaar verlengd en zal in het teken staan van innovatie.

Onze twee organisaties zullen zich richten op verSaaSing van het applicatielandschap, vernieuwing van de werkplekpropositie en kantoorautomatisering, verbetering van het WAN-netwerk en de migratie van private naar public cloud. Een ambitieuze uitdaging, maar zeker haalbaar: “We weten inmiddels dat Solvinity ons ook daar goed in kan ondersteunen”, besluit Van Weers.

“Naar technisch beheer hebben we vrijwel geen omkijken meer”

Jos van weers

Teammanager Beleid, Regie en Informatievoorziening - BVO Rijn & Braassem

Download de case study van BVO Rijn en Braassem

BVO Rijn en Braassem

Wil je meer weten over hoe BVO Rijn en Braassem is gegroeid tot een volwassen regieorganisatie in samenwerking met Solvinity? Download dan de Case Study!