Gemeentelijk I&A-beleid in het post-coronatijdperk

Verslag online Ronde Tafel Solvinity, Quarant en Microsoft 21 april 2021

Hoe zorgen gemeenten ervoor dat aanpassingen in hun I&A (Informatisering & Automatisering)-beleid en
-praktijk, die vorig jaar versneld werden doorgevoerd, structureel geborgd worden? Hoe hou je het momentum vast nu I&A meer prioriteit heeft gekregen? Kun je doorpakken? Wat zijn de kansen en uitdagingen in het post-coronatijdperk?

Op 21 april hield Solvinity in samenwerking met Quarant en met medewerking van Microsoft de online ronde tafel ‘Het post-coronatijdperk: een reset voor je I&A-beleid?’. Zo’n 30 I&A-verantwoordelijken van gemeenten en (semi-)overheidsorganisaties bespraken met elkaar waar ze staan na ruim een jaar coronamaatregelen en waar de belangrijkste interne en externe uitdagingen liggen.

In een kort vooronderzoek onder de deelnemers noemt bijna iedereen de digitale vaardigheden van de gebruikers als top of mind. Dat is niet verwonderlijk in een tijd waarin medewerkers veel thuis werken. Dat onderwerp gaat over de training en ondersteuning van medewerkers in het gebruik van technologie en over strategisch personeelsbeleid (21st century skills). Op twee staat de transitie naar een hybride (cloud)architectuur, op drie de organisatie van security; ook niet verwonderlijk gezien de risico’s van remote werken en de vele hacks en datalekken in het nieuws. Op vier de inrichting van i-governance en regie.

Op basis van dit vooronderzoek zijn de volgende onderwerpen voor de plenaire bijeenkomst en break-outsessies geselecteerd:

de (hybride) werkplek
transitie naar de cloud
i-governance en regie
grip op de I&A-strategie (Interactief Strategie Dashboard)

Niet gepland als afzonderlijk thema, maar veelvuldig ter sprake gebracht door deelnemers en sprekers: security. Hoe ga je om met de toegenomen digitale veiligheidsrisico’s en hoe organiseer je voldoende beveiligingsmaatregelen?

“De digitale transformatie voor gemeenten is voor ongeveer 20% een technologische uitdaging en voor 80% een uitdaging voor organisatie, cultuur en gedrag.”

Ambitieuzer in I&A na Covid-19

Zijn de plannen en ambities van gemeenten door de ervaringen van afgelopen jaar sterk veranderd? De deelnemers geven in ruime meerderheid aan dat het ambitieniveau post-corona verhoogd is. Deze organisaties gaan versneld stappen zetten richting de digitale transformatie. De organisaties die aangaven dat het ambitieniveau gelijk is gebleven, zijn organisaties die al vergevorderd waren of juist zwaar gebukt gingen onder andere uitdagingen, zoals budgettaire druk. De i-visie en/of het informatiebeleid is bij ongeveer de helft van de organisaties herzien als gevolg van Covid-19.

Dat een onderwerp als digitale vaardigheden zo hoog scoort, verbaast Wim Hoekstra, strategisch adviseur I&A van Quarant niet: “De digitale transformatie voor gemeenten is voor ongeveer 20% een technologische uitdaging en voor 80% een uitdaging voor organisatie, cultuur en gedrag.” Security is steeds een actueel en urgent thema. Hoe hou je een goede balans tussen flexibiliteit van de gebruikersorganisatie en beveiliging? De angst om grip op veiligheid te verliezen leidt soms tot terughoudendheid in plannen en ambities. Security kan ook aanleiding zijn om IT te outsourcen.

‘VerSaaSing zet door’

“Gemeenten onder de 100.000 inwoners ontkomen er bijna niet aan om zich te laten ontzorgen op het gebied van de techniek”, aldus Business Manager Rob van Ewijk van Solvinity. “Dat blijkt ook uit het benchmarkonderzoek 2020 van M&I. Die trend heeft niet direct met Covid-19 te maken, maar de huidige situatie versnelt wel de ideevorming rond sourcing. Kijk je verder naar de ontwikkelingen in de markt, dan zie dat de verSaaSing verder doorgaat. Public clouddiensten zijn in opkomst in gemeenteland. Gemeenten willen zo met name de wendbaarheid en weerbaarheid van de organisatie vergroten en inderdaad de eigen I&A vrij maken voor regie en kerntaken. Verder constateren we dat de gebruikerservaring erg belangrijk wordt gevonden. Logisch, de werkplek is het visitekaartje van je organisatie.”

Mix van fysieke en digitale wereld

Hans van der Meer, Group Manager Microsoft 365, gaf aansluitend een kijkje in de nabije toekomst van het hybride werken. De fysieke werkplek geïntegreerd met mixed reality (de combinatie van augmented en virtual reality) maakt menselijke interactie ook bij werken op afstand mogelijk. Microsoft is nu al bezig om de fysieke en digitale werelden bij elkaar te brengen. “Digitale transformatie is ook een menselijke transformatie.” De uitdaging zit volgens hem dan ook zeker in de gebruikers. Daarnaast hebben klanten van gemeenten (burgers en bedrijven) hoge verwachtingen. Die zijn gewend zaken snel digitaal te regelen. Dat legt een grote druk op de gemeentelijke organisatie. “En dan is er nog het compliance-vraagstuk met betrekking tot AVG, BIO en Woo.”

“Zorg voor adoptie van nieuwe technologie bij medewerkers. Digitale verbinders en het middenkader zijn randvoorwaardelijk om adoptie van technologie te blijven aanwakkeren. ”

Cloudtransitie, i-governance en de hybride werkplek

In de break-outsessies werd levendig gediscussieerd over ‘transitie naar de cloud’ (sessie 1), ‘i-governance en regie’(2) en ‘de hybride werkplek’ (3). De belangrijkste conclusies luiden als volgt.

1. Adoptie, adoptie, adoptie

Zorg voor adoptie van nieuwe technologie bij medewerkers. Digitale verbinders en het middenkader zijn randvoorwaardelijk om adoptie van technologie te blijven aanwakkeren. Denk bijvoorbeeld aan I-adviseurs die de vakafdelingen inspireren met kennis over nieuwe mogelijkheden en de ICT-afdelingen inspireren met wensen vanuit de vakafdelingen.

2. Bepaal een duidelijke I-koers
Waar gaan we heen met onze organisatie? Hoe sluiten we aan bij de samenleving? Wat brengt de informatievoorziening? Dit gaat verder dan I&A. Het vereist informatiebewustzijn op alle niveaus en binnen alle domeinen. Maar een goed informatiebeleidsplan vraagt ook om organisatiebewustzijn om de juiste dingen te doen en te kunnen doen.

3. Onderhoud digitale vaardigheden
De digitale mogelijkheden groeien exponentieel. En daarmee ook het belang van digitale vaardigheden. Alle medewerkers horen hun digitale basisvaardigheden (21st-century skills) op orde te hebben en te houden. Meet regelmatig de stand van zaken rond digitale vaardigheden en blijf inzetten op continue ontwikkeling.

4. Strategisch outsourcen
Outsource uit strategische overwegingen, uit eigen kracht. Maak daarbij gebruik van de kennis en ervaring van collega-gemeenten, instanties zoals de VNG en ervaren partijen zoals Quarant en Solvinity. Zij kunnen je adviseren en helpen bij de transitie naar een nieuwe digitale organisatie.

5. Regieorganisatie op orde
Zorg dat je regie hebt en kunt voeren over digitale diensten en leveranciers. Vertrouwen en professionaliteit in een samenwerking is alleen mogelijk als je op gelijkwaardig niveau met elkaar kunt spreken. Dit vraagt ook op organisatieniveau om een gelijke mate van volwassenheid.

6. Samenwerken voor versnelling
Focus je in de samenwerking met andere gemeenten op versnelling. Bijvoorbeeld doordat je samen een grotere slagkracht hebt. Voorkom dat een samenwerking een remmende werking heeft.

7. Veiligheid in alles
Vergroot de weerbaarheid van je organisatie door je IT-infrastructuur te voorzien van een bewezen solide basis (security by design), door het kennisniveau op peil te houden en de juiste policies af te dwingen (BIO, ISO27001, AVG etc.). Deze kennis is schaars, doe dat daarom indien nodig met hulp van een ervaren partner. Hierbij horen ook duidelijke digitale veiligheidsrichtlijnen voor medewerkers en hun digitale werkplekken. Zoek daarin de balans tussen gemak voor de eindgebruiker en een goede beveiliging.

8. Moderne digitale werkplekken

Zorg voor een veilige en flexibele digitale werkomgeving die goed beheersbaar is en medewerkers vrijheid en zekerheid geeft. Focus je daarbij op functionaliteit en de mogelijkheden voor medewerkers om samen te werken.

Interactieve Strategie Dashboard

Ten slotte presenteerde Klaas Heek, Solution Architect bij Solvinity, zijn Interactieve Strategie Dashboard. In PowerBI heeft hij het OGSM-strategiemodel (Objective, Goals, Strategies, Measures) gebouwd en dat uitgebreid en gekoppeld met ontwikkelingen en trends, en initiatieven (projecten, ideeën, borging). Daarmee heeft hij een gebruiksvriendelijke toepassing ontwikkeld die je kunt delen met je organisatie en je helpt continu grip op de strategie te houden.

Tot slot

Deze ronde tafel was een zeer geslaagde en goed gewaardeerde bijeenkomst. We zijn bijzonder dankbaar voor de actieve deelname en inbreng. Voor veel deelnemers smaakte dit naar meer. Diverse thema’s schreeuwen om verdere verdieping.

Wil je meer weten over de ervaringen bij andere gemeenten, verder praten over de mogelijke consequenties voor het I&A-beleid in het post-coronatijdperk of meer inzicht in het Interactieve Strategie Dashboard, neem dan contact op met onze Business Manager Anil Ozdemir (06-82119991 / anil.ozdemir@solvinity.com)