Gemeenten en outsourcing: flop of kaskraker?

Gemeenten kijken op veel verschillende manieren naar IT. Sommige gemeenten houden alles het liefst in eigen beheer. Maar door de toenemende mogelijkheden en complexiteit van de IT en de schaarste in resources, neigen steeds meer gemeenten naar uitbesteding van hun IT-landschap.

Dat is een enorme omslag voor gemeenten. Het betekent niet alleen dat IT niet meer op kantoor zit. Het heeft bijvoorbeeld ook een significante impact op budgetten: potjes die voorheen waren gereserveerd voor kapitaalkosten – zoals hardware en personeel – gaan ineens naar operationele kosten.

Daarnaast verandert het de inrichting van de organisatie. De gemeente doet in dit scenario steeds minder zelf, en neemt meer de rol van regisseur op zich. Maar net zoals een regisseur afhankelijk is van zijn acteurs en crew, is de gemeente afhankelijk van zijn outsourcing partner(s). Hoe zorg je dat jouw uitbesteding geen flop, maar een kaskraker wordt?

“Om de regie te behouden over IT-outsourcing moet je namelijk wél je eigen basis goed op orde hebben. De documentatie moet kloppen, je moet weten hoe je infrastructuur in elkaar steekt en hoe en waar je data wordt beheerd.”

Begin bij de basis

De ene gemeente is de andere niet. Niet alleen verschillen de wensen en eisen, maar ook de staat van de IT kan een verschil van dag en nacht zijn. De vraag is wat je zelf wilt en kunt blijven doen. Veel gemeenten komen dan tot het besluit om alles te outsourcen. Ze kunnen het zelf niet meer rond krijgen: er is gebrek aan mensen en kennis, het financiële plaatje van in-house IT is niet sluitend, en security is te complex om zelf in beheer te houden.

Het komt helaas ook voor dat het advies luidt om nog even niet te outsourcen. Om de regie te behouden over IT-outsourcing moet je namelijk wél je eigen basis goed op orde hebben. De documentatie moet kloppen, je moet weten hoe je infrastructuur in elkaar steekt en hoe en waar je data wordt beheerd. Bovendien moet je weten waar je naartoe wilt. Wat wil je bereiken? Wanneer je niet beschikt over deze inzichten, zul je ook met outsourcing niet meer grip op je IT krijgen.

“Outsourcing is mensenwerk: hoe beter de klik is, hoe beter je samen door één deur kunt, hoe beter je blijft communiceren, hoe beter de samenwerking verloopt.”

Vermijd het ‘dal der deceptie’

Wanneer je de basis op orde hebt en klaar bent voor outsourcing, spring dan niet zelf in het diepe. Je loopt over van ideeën en verwachtingen, maar kloppen deze met de werkelijkheid? Neem daarom een goede adviseur in de arm die je helpt realistische doelen te stellen én de juiste outsourcing partner te vinden. Zo voorkom je dat je terechtkomt in het ‘dal der deceptie’ waar, na een startperiode vol enthousiasme over de samenwerking, de werkelijkheid op lange termijn toch weerbarstiger blijkt.

Daarbij is het goed om te realiseren dat een outsourcingstraject niet binnen een dag is geregeld. Jij en je outsourcing-partner moeten aan elkaar wennen, jullie organisaties moeten op elkaar worden afgestemd en je moet begrijpen wat je kunt en mag verwachten – en dat geldt voor beide kanten. Outsourcing is een verandering en verandering kost tijd.

Veel van de bijkomende veranderingen zijn organisatorisch van aard. Je krijgt te maken met andere rollen, bepaald werk valt weg, ander werk komt erbij. Verandermanagement is dan ook een niet te onderschatten factor in ieder outsourcingstraject.

Succes staat of valt met partnerkeuze

Dit is misschien niet wat je zou verwachten, maar met de technische implementatie komt het altijd wel goed. Zo niet linksom, dan rechtsom. Het menselijke aspect is daarentegen veel ‘foutgevoeliger’. Outsourcing is mensenwerk: hoe beter de klik is, hoe beter je samen door één deur kunt, hoe beter je blijft communiceren, hoe beter de samenwerking verloopt. Daar helpen adviseurs vaak ook mee. Zij stomen gemeenten klaar voor het outsourcingstraject, begeleiden hen in de aanbestedingen en, wanneer een contract eenmaal is gesloten, faciliteren ze de initiële ‘organisatorische klik’.

Bij aanbestedingstrajecten wordt het menselijke aspect vaak over het hoofd gezien. Zolang de techniek werkt, is er niets aan de hand, zo is de gedachte. Er wordt dan snel gekozen voor een partij die alle technische eisen weet af te vinken. Maar een partij die precies doet wat je wilt, is niet altijd de beste oplossing. Een goede outsourcing partner neemt je aan de hand mee en leidt je naar de optimale oplossing. Daarnaast zorgt een goede partner voor constante innovatie: systemen en processen zijn altijd beter, slimmer en efficiënter te maken. Zonder ruimte voor een dialoog weet je op voorhand niet of je een partner tegenover je hebt die kritisch meedenkt en actief op zoek gaat naar de beste oplossingen voor je uitdagingen.

“ De aanloop naar het post-coronatijdperk is hét moment voor een ‘reset’ van je IT-beleid, zodat je je organisatie voorbereidt op snellere, meer flexibele manieren van werken.”

Ga de dialoog aan

Besteed je één deel of alles uit? Wat voor type aanbesteding kies je? Een best value procurement-traject, een Europese aanbesteding, of ga je een marketinggerichte dialoog aan? Alleen door met potentiële partners te praten, weet je wat voor vlees je echt in de kuip hebt – en of je een sterspeler te pakken hebt die van jouw outsourcing een kassucces kan maken.

Ga dus volop de dialoog aan, en wel nu. De aanloop naar het post-coronatijdperk is hét moment voor een ‘reset’ van je IT-beleid, zodat je je organisatie voorbereidt op snellere, meer flexibele manieren van werken.

Wil jij verder in gesprek? Neem contact op met onze Busines Anil Ozdemir (06-82119991 / anil.ozdemir@solvinity.com).